Asistente de Oficina - Lima, Perú - HIAS Inc

HIAS Inc

Empresa verificada

Lima, Perú

hace 1 semana

Publicado por:

Liam Domínguez

Reclutador de Talento de beBee

Descripción

MISION:

Brindar asistencia administrativa a la oficina mediante un servicio eficiente y oportuno tanto al personal interno de la localidad como a las personas externas que requieren asistencia; acorde a procedimientos, principios y código de conducta organizacionales.

FUNCIONES:

Atención al cliente interno y externo: Brinda atención inicial a beneficiarios que requieren el servicio de HIAS, guiándolos, entregándoles información básica y coordinando citas. Realiza, recibe y canaliza llamadas telefónicas. Apoya con la reserva de pasajes y hoteles; eventos y/o reuniones de la oficina. Planifica, coordina y apoya en las reuniones, talleres y eventos relacionados al proyecto (Jornadas comunitarias, visitas domiciliarias, charlas informativas, entre otros).
Administración y custodia de la caja chica: verificación, codificación y registro de documentos de soporte de los egresos, comprobantes de pago de proveedores. Libro diario de caja chica, arqueos y sus respectivos soportes para luego solicitar la reposición correspondiente.
Compras: Coordina y realiza las compras de materiales de oficina e insumos de limpieza, así como implementos para la oficina. Mantiene actualizado el inventario de activos de la casa, así como su supervisión.
Apoya en la coordinación de actividades de mantenimiento de instalaciones, equipos y muebles de la oficina asignada, a fin de garantizar su correcto funcionamiento y uso. Coordina y supervisa la labor de limpieza y cafetería de la oficina.
Realiza la coordinación entre el equipo de la oficina y las camionetas y taxis.
Responsable de la apertura y cierre de la oficina.
Participa en las reuniones semanales de equipo y en capacitaciones requeridas.
Elabora informes semanales sobre novedades relacionadas a la oficina.

PERFIL REQUERIDO:

Estudios

Estudios universitarios en administración técnico de empresas o carreras afines. Revisar si se requiere universidad o técnico.

Experiência laboral:

Experiência mínima de 2 años ocupando cargos de asistente administrativo y de servicio. De preferencia en ONGs.
Experiência mínima de 1 año en atención de clientes/beneficiarios.

Conocimientos generales y específicos:

Conocimientos intermedios de MS Office (Word y Excel)
Contabilidad Básica (deseable)

Competencias:

Excelentes habilidades de comunicación interpersonal oral y escrita; habilidad para trabajar en equipo.
Respetuoso/a, capaz de discutir temas delicados de manera honesta, abierta, efectiva y en grupos y con individuos.
Efectivamente negociar entre y junto a diversas partes interesadas.
Toma de decisiones estratégicas.
Interés y compromiso con los derechos humanos y la igualdad de género.
Proactividad, creatividad y flexibilidad
Disponibilidad movilizarse en las áreas de intervención de HIAS Perú.