Asistente de Oficina - Lima, Perú - HIAS Inc

HIAS Inc
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Empresa verificada
Lima, Perú

hace 1 mes

Liam Domínguez

Publicado por:

Liam Domínguez

Reclutador de Talento de beBee


Descripción

MISION:


Brindar asistencia administrativa a la oficina mediante un servicio eficiente y oportuno tanto al personal interno de la localidad como a las personas externas que requieren asistencia; acorde a procedimientos, principios y código de conducta organizacionales.


FUNCIONES:


  • Atención al cliente interno y externo: Brinda atención inicial a beneficiarios que requieren el servicio de HIAS, guiándolos, entregándoles información básica y coordinando citas. Realiza, recibe y canaliza llamadas telefónicas. Apoya con la reserva de pasajes y hoteles; eventos y/o reuniones de la oficina. Planifica, coordina y apoya en las reuniones, talleres y eventos relacionados al proyecto (Jornadas comunitarias, visitas domiciliarias, charlas informativas, entre otros).
  • Administración y custodia de la caja chica: verificación, codificación y registro de documentos de soporte de los egresos, comprobantes de pago de proveedores. Libro diario de caja chica, arqueos y sus respectivos soportes para luego solicitar la reposición correspondiente.
  • Compras: Coordina y realiza las compras de materiales de oficina e insumos de limpieza, así como implementos para la oficina. Mantiene actualizado el inventario de activos de la casa, así como su supervisión.
  • Apoya en la coordinación de actividades de mantenimiento de instalaciones, equipos y muebles de la oficina asignada, a fin de garantizar su correcto funcionamiento y uso. Coordina y supervisa la labor de limpieza y cafetería de la oficina.
  • Realiza la coordinación entre el equipo de la oficina y las camionetas y taxis.
  • Responsable de la apertura y cierre de la oficina.
  • Participa en las reuniones semanales de equipo y en capacitaciones requeridas.
  • Elabora informes semanales sobre novedades relacionadas a la oficina.

PERFIL REQUERIDO:

Estudios

  • Estudios universitarios en administración técnico de empresas o carreras afines. Revisar si se requiere universidad o técnico.

Experiência laboral:

  • Experiência mínima de 2 años ocupando cargos de asistente administrativo y de servicio. De preferencia en ONGs.
  • Experiência mínima de 1 año en atención de clientes/beneficiarios.

Conocimientos generales y específicos:

  • Conocimientos intermedios de MS Office (Word y Excel)
  • Contabilidad Básica (deseable)

Competencias:

  • Excelentes habilidades de comunicación interpersonal oral y escrita; habilidad para trabajar en equipo.
  • Respetuoso/a, capaz de discutir temas delicados de manera honesta, abierta, efectiva y en grupos y con individuos.
  • Efectivamente negociar entre y junto a diversas partes interesadas.
  • Toma de decisiones estratégicas.
  • Interés y compromiso con los derechos humanos y la igualdad de género.
  • Proactividad, creatividad y flexibilidad
  • Disponibilidad movilizarse en las áreas de intervención de HIAS Perú.

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