Programme Assistant (GS-4), Fixed Term Appointment, Iquitos-Perú, #133775 - Lima

Solo para miembros registrados Lima, Perú

hace 1 mes

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+ Job summary: The Programme Assistant provides programme and administrative support functions that contribute to programme planning implementation and operations ensuring effective administrative coordination between programme staff and operations units.+ Qualifications: Completion of secondary education supplemented by technical or university courses related to the field required A bachelor's degree from a recognized academic institution in a field relevant may replace three years of related work experience A minimum of 4 years of relevant administrative or clerical work experience required+ Responsibilities: Assist in the preparation implementation routine monitoring of Annual Work Plans AWPs following established guidance templates ensure alignment planned results coding Perform routine transactions SAP/VISION ensure accurate data entry track expenditures flag discrepancies amendments supervisor Compile organize inputs for programme reports dashboards performance indicators using established digital tools formats Support coordination with programme operations colleagues following up transactional procedural matters instructed Provide administrative support office scheduling maintaining calendars organizing team meetings drafting meeting minutes filing correspondence records Maintain updated tracking logs staff leave absences team activities ensuring information complete timely Compile organize documentation financial monitoring purposes including budget tracking files control tools Collect invoices supporting documentation assist submission payment requests VISION Service Gateway Assist periodic physical verification office assets procurement requests replacements update asset records UNICEF asset-management procedures Update maintain partner contact lists training participant records consultant rosters ensuring information current Provide logistical support trainings workshops meetings coordinating vendors booking venues meeting rooms arranging catering supporting participant communications Assist preparing background materials agendas attendance lists events meetings Maintain organized digital physical filing systems knowledge sharing institutional memory Provide administrative logistical support onboarding new staff interns consultants Assist colleagues locating relevant documents shared digital repositories Draft routine internal communications meeting summaries updates standard formats Use approved digital tools basic AI-enabled data visualization tools supporting information organization presentation Maintain digital records accordance UNICEF workforce data protection standards Support colleagues use standard digital tools systems as required Handle documents responsibly confidentiality compliance data protection guidelines
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